Quantas tarefas por dia são realistas? Uma lista que você consegue terminar
Publicado em
Quase todo mundo escreve listas de tarefas como se o dia não tivesse reuniões, interrupções nem almoço. À noite, metade da lista continua lá e o dia parece perdido, mesmo que você tenha trabalhado muito. O problema não é a sua produtividade: é a lista. Uma lista diária realista é mais curta do que você imagina, e terminá-la é muito melhor do que deixar uma longa pela metade.
Conte as horas que você realmente tem
Comece pelo tempo disponível, não pelas tarefas. Pegue seu dia de trabalho e tire reuniões, almoço, trajeto e uma parte realista para mensagens e interrupções. Muita gente descobre que tem três ou quatro horas realmente livres, não oito. Esse número é o orçamento da sua lista.
Uma grande, três médias e algumas pequenas
Uma regra simples que funciona para muita gente: uma tarefa importante que exige foco profundo, até três tarefas médias e um punhado de pequenas. A grande vem primeiro, nas suas melhores horas. As pequenas preenchem os buracos entre as reuniões. Se o dia tem muitas reuniões, encurte ainda mais a lista em vez de contar com a sorte.
Estime e depois acrescente uma folga
Todo mundo é otimista sobre quanto tempo as coisas levam. Estime cada tarefa e depois acrescente mais ou menos a metade. Se a lista não couber mais nas horas disponíveis, algo vai para outro dia agora, de manhã, e não às 18h quando você já está cansado. Planejar com folga é o que torna uma lista possível de terminar.
Coloque horários ao lado das tarefas
Uma lista sem horários esconde o problema; uma lista com horários deixa tudo evidente. Colocar as tarefas em blocos de tempo obriga você a ver se o dia tem mesmo espaço. Também ajuda a começar: quando chegam as 9h, você já sabe o que fazer sem precisar escolher.
Uma lista separada para depois
Nem tudo o que passa pela sua cabeça pertence à lista de hoje. Tenha uma lista de «mais tarde» ou coloque as tarefas em dias específicos no futuro. A lista de hoje deve conter só o que você realmente pretende fazer hoje. É um plano, não um arquivo.
Termine e depois decida
Se você terminar a lista antes da hora, isso é um sucesso, não sinal de que ela era curta demais. Você pode escolher pegar mais uma tarefa da lista de depois ou parar e descansar. Terminar com frequência uma lista realista constrói confiança; falhar com frequência numa lista irreal vai minando essa confiança aos poucos.
Uma lista de exemplo
Um dia com duas reuniões e dentista deixa umas três horas e meia livres. A lista: o resumo do projeto das 9h às 10h30, a tarefa mais importante. Depois, três médias: revisar o rascunho de um colega, preparar os slides de quinta, responder ao fornecedor. Por fim, quatro pequenas: dois e-mails rápidos, reservar uma mesa para sábado, renovar a autorização de estacionamento. Outras três coisas, que não cabiam, ganham um dia mais adiante na semana. Às 17h30 a lista está pronta, e dá para sentir.
Experimente: o que você escreve, o que o LifeOS faz
- “amanhã às 9 escrever o resumo do projeto” → A tarefa grande de amanhã às 9:00, nas suas melhores horas, com o resto do dia organizado em volta.